经常组织会议活动的公司和企业应该都遇到过这种情况，会议结束后报账的时候会发现会议支出超出了预算因为在会议活动中有很多变动和一些不可预见性，那么如何避免会议活动超出预算，今天银川三牛文化根据多年的接灰经验给大家总结了一些避免超出预算的方法。
经常组织会议活动的公司和企业应该都遇到过这种情况，会议结束后报账的时候会发现会议支出超出了预算因为在会议活动中有很多变动和一些不可预见性，那么如何避免会议活动超出预算，今天银川三牛文化根据多年的接灰经验给大家总结了一些避免超出预算的方法。
首先，会议策划者应该了解会议的性质，会议的主题，会议的目的，了解这些基础情况之后，再以此做会议安排。会议目的确定之后，接下来就要确定会议人数、会议日期、会议场地及场地搭建的要求，这些因素都会影响活动预算。
其次，会议策划者要了解参会者情况，了解客人在餐饮住宿上有无特殊要求，这也会影响活动成本，另外需要收集参会者的出发地，查询出发地与会议地点的交通状况，收集完这些信息后会议策划者应该做一个预算表，以帮助计算收入和支出。
银川会议活动中的开支一般分为以下几部分：会议场地、场地布置、客房住宿、交通运输、餐饮酒水、会议摄影摄像、资料印刷、演出节目、支持人、会议礼仪、会议礼品等因为会议的变动性，一般预算都需要留出10%左右的费用作为不可预见的花费。以下几点是银川三牛文化总结的防止超出预算的方法。
1、会场预定及会场搭建交给当地专业的会议公司；
2、如果资料印刷量大，就自带或租赁复印机；
3、提供普通早餐；
4、通过消费量预订餐饮，而不是以人数来计算。
5、聘请当地主持人；
6、雇用学生兼职服务人员；
7、开会时间尽量避开高峰期；
8、提前订好机票票以减少支出；
9、通过洽谈压低会务人员住宿和餐饮费用；
10、尽量压缩接待时间；
11、聘请当地演艺人员；
12、广告用品在会议当地制作。
以上就是银川三牛文化对会议活动预算把控方法的总结，希望对您的的会议有所帮助。y银川三牛文化是一家专注会议活动策划执行的专业会务服务公司，旗下有展大师、会去哪、大会易三家子公司。三牛文化，国内著名全方位会议活动策划服务企业，可以满足全国各类客户对于会议活动的跨地区公关活动，提供专业、专注的落地化执行会务服务。