在会议策划之初，我们先要根据会议的主题现场实地考察会场，并了解会场附近的环境，实地考察之后，再根据会议主题来布置会场，凸显会议议题，并且合理安排会议议程等，上述这些都是基于考察会场之后的结果。
一、会场考察
在会议策划之初，我们先要根据会议的主题现场实地考察会场，并了解会场附近的环境，实地考察之后，再根据会议主题来布置会场，凸显会议议题，并且合理安排会议议程等，上述这些都是基于考察会场之后的结果。
二、布置方案
1、会场布置需划分
主席台和参会区的分区很重要，主席台后面的背景图片、会场的条幅，参会嘉宾的席卡都应根据会场的大小、形状、会议主题来进行会场布置。
会议中的工作区最好按独立划分区域来工作，例如：物料存放区、咨询台、签到台、接待区等，这样可以更加合理安排会议工作人员，让会议整体有条不紊。
2、会场布置要新颖
根据会议的主题来布置会场，如果想让会场整体新颖，我们可以合理运用颜色。先挑选出一个会场的主色调，如：金色富贵、蓝色淡雅、绿色清新等，这样可以营造出会场气氛。
3、会场布置看细节
会场布置大同小异，如果想让会场耳目一新，那我们就要从细节布置上面多用心。比如：很多会场布置为了让会场感觉清新一点，会在会场中放置绿植衬托，而我们可以选择其他一些代替绿植来衬托会场;参会者的桌子上大部分都配有酒店的纸、笔、水，那我们可以将纸、笔换成印有公司Logo的，水可以换成果汁等饮品来替代。并且可以采用现在比较新兴的签到方式：电子签到等。其实，很多东西别人没想到，但你做到了，那么，你的会议策划和会场布置就会另参会者印象深刻。
4、会场布置先预算
一些较大的会议所需要的物料种类众多，需要把会场布置明细预算写近方案里面，这样才可以更好的来布置会场。
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