会议费用一般可分为以下几个部分：交通、酒店、餐饮、会场、印刷材料、娱乐、服务费、礼品、演讲人报酬等。无论会议预算中哪个种类，预算策划都应注意以下三点：预期花费，实际花费，两者之间的差额。
首先，会议策划者都应先明白了解两个问题：会议的目的是什么?企业和参会者在会议活动中想得到什么?清楚了解以上两点问题我们再以此来安排会议地点、会议日程及会议费用等。如果会议目的确立后，会议需求则成了此次会议的关键之一，如会场面积要求(长、宽、高)、参会人员信息、会议日程等。
其次，会议策划者要熟悉参会人员的情况，了解参会人员的身份和地位等，如果其中有级别较高的客人，会议成本可能就会更高一些。如饮食住房需求，会影响到会议的整体成本。参会者从什么地方来参加会议，则会影响到会议的地点，从而也会影响到成本。所以会议策划者收集整理出会议信息之后，应先起草一个会议预算大纲，以方便计算会议的支出和收入。也可以参考以往的会议资料，这有助于降低会议成本。
防止会议预算超额的方法：
1、限制有权签单人的数量。
2、如印制材料较多，可租赁打印机。
3、相同的房间安排相同的AV配置。
4、使用你自己的活动挂图和标记。
5、缩短接待时间。
6、减少餐桌上菜点的数量。
7、通过谈判来压低酒店费用。
8、聘请地方的演讲者。
9、循环利用宣传材料等。
10、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
11、在会议的举办地来印制材料，制作背景板等，以减少运费。
银川米廷会展有限公司承接各类会议、会展、宴会和各种活动。欢迎各界人士与本公司洽谈合作，为您提供专业放心的会议会展服务。