1:会议全程督导，负责落实会议室布置、茶水供应及服务。2:根据会议人数需求安排会务接待、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)。3:车辆安排:根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此人员负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。4:摄影:根据会议需求安排摄影人员。5:旅游接待:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务。6:后勤人员:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务。
1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”。2:报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。4:根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券。5:代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存。6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表。7:会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表。
会议期间会要求酒店落实叫早服务，准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行，会议室布置情况落实，安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记，及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈，与酒店公司财务人员协调好票据的开取。