会议能成功的举办要看会议前的沟通是否有效，伍方会议服务认为在会场前要先和会场及其他工作人员开一个会议，目的是对会议现场安排整个细节做详细讨论，让大家都清楚在现场所负的责任与彼此的协调，让会议成功的举办。
现场的沟通方式可以使用无线对讲机。使用的目的为了维持系统通畅，当一项讯息在沟通时所有使用者都能知道什么事情。而更新的技术是可以预期的，它将更有效，更有灵活性，更轻巧。在会场快速与主要工作人员沟通，很多会议筹办人利用对讲机联系。对讲机在同一频道可多人通话，它的优点是可以立即回答或处理紧急事件，这种通讯范围在户外大约一二条街之内。有些对讲机可立即换电池，大部分都是晚上充电，这种通讯系统有执照，因此租金较高，有些会议筹办人发觉它携带不方便，有时在某种情况下收讯不好，钢筋水泥建筑中收讯会被阻挡。无论如何很多会议筹办人还是认为他们有需要，并提供下列指引。
1．与承租商谈妥一旦发生故障，即使在周末假日也要立即修理和更换。
2．多租用几台手机和充电器，以防万一故障还有备用。
3．事先了解会场哪些地方是通讯死角，这些地方采用其他通讯方式。
4．每天晚上不要忘了充电。
5．分派对讲机由哪些主要负责会议的人使用。
6．仅用于紧急事件沟通，而不是用来聊天。